Vorsteuervergütung aus einem anderen EU-Mitgliedstaat: Voraussetzungen, Frist bis 30. September und Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die beim Tanken, bei Mautgebühren oder bei Beherbergungsleistungen gezahlte ausländische Umsatzsteuer muss für den Unternehmer keinen endgültigen Kostenfaktor darstellen. Wenn er ihre Vergütung jedoch nicht rechtzeitig beantragt, wird sie zu einem endgültigen Aufwand, und dies überdies ohne die Möglichkeit, sie als steuerlich abzugsfähige Ausgabe geltend zu machen. Eine solche Steuer kann nicht in der inländischen Umsatzsteuererklärung abgezogen werden. Damit sie im Einklang mit dem Grundsatz der Neutralität der Umsatzsteuer nicht zu einer Belastung des Unternehmers wird, kann ihre Vergütung bei dem Staat beantragt werden, in dem sie gezahlt wurde (sog. VAT Refund). Das Verfahren ist innerhalb der EU harmonisiert und der Antrag wird elektronisch über das Portal der slowakischen Finanzverwaltung eingereicht. Bitte beachten Sie, dass der Antrag für das Jahr 2025 spätestens bis zum 30. September 2026 einzureichen ist.

In welchen Situationen die Vorsteuervergütung beantragt werden kann

Die Vorsteuervergütung betrifft Leistungen, deren Lieferort in einem anderen Mitgliedstaat liegt und die der Lieferant daher zu Recht mit der dortigen Umsatzsteuer besteuert hat. In der Praxis handelt es sich am häufigsten um:

• Treibstoffe, Wartung und Reparaturen von Fahrzeugen, Parkgebühren, Autobahngebühren und Maut,
• Beherbergungsdienstleistungen, Reisekosten und die Anmietung von Beförderungsmitteln,
• Eintrittsgelder für Messen, Ausstellungen und Konferenzen einschließlich damit zusammenhängender Dienstleistungen,
• Waren, die in einem anderen Mitgliedstaat erworben und verwendet wurden, einschließlich der Wareneinfuhr aus einem Drittland in diesen Staat.

Die Grundvoraussetzung ist, dass Sie die erworbenen Gegenstände und Dienstleistungen für Ihre unternehmerische Tätigkeit verwenden, bei der Ihnen ein Anspruch auf Vorsteuerabzug entsteht. Der Umfang der Vergütung wird zweifach beurteilt. Nach den Vorschriften des Erstattungsmitgliedstaates, d. h. wenn dieser beispielsweise den Vorsteuerabzug für Repräsentationsaufwendungen ausschließt, wird die Steuer nicht erstattet. Gleichzeitig nach dem Umfang des Vorsteuerabzugsanspruchs im Inland (bei Anwendung des Pro-rata-Koeffizienten nur der verhältnismäßige Teil, bei privater Nutzung nur der unternehmerische Teil).

Eine Vergütung ist nicht möglich, wenn der Lieferant die Umsatzsteuer gesetzwidrig angewendet hat. Als typisches Beispiel können wir die Situation anführen, in der ein tschechischer Lieferant Gegenstände, die in die Slowakei befördert werden, mit tschechischer Umsatzsteuer fakturiert. Hierbei handelt es sich um eine steuerfreie Lieferung von Gegenständen in einen anderen Mitgliedstaat und um einen innergemeinschaftlichen Erwerb im Inland. Das Verfahren zur Korrektur ist die Rechnungsberichtigung, nicht die Vorsteuervergütung. Das Vergütungsverfahren findet auch dann keine Anwendung, wenn Sie in dem betreffenden Staat eigene steuerbare Umsätze erbracht haben (z. B. Personenbeförderung), mit Ausnahme von Umsätzen im Verfahren der Umkehr der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge); in diesem Fall wird die Steuer in der dortigen Steuererklärung abgezogen.

Wer einen Antrag stellen kann

Antragsberechtigt ist ein in der Slowakei registrierter Steuerpflichtiger gemäß § 4 und § 4b des Umsatzsteuergesetzes, der im Erstattungsmitgliedstaat nicht ansässig ist. In dem Zeitraum, für den er die Vergütung beantragt, musste er die Rechtsstellung eines Steuerpflichtigen innehaben und durfte nicht ausschließlich Umsätze ausführen, die ohne Vorsteuerabzugsrecht von der Steuer befreit sind (z. B. ausschließlich Versicherungs- oder Finanzdienstleistungen). Andernfalls leitet die Finanzdirektion den Antrag nicht an den Erstattungsmitgliedstaat weiter. Nichtsteuerpflichtige sowie Personen, die nur nach § 7 oder § 7a registriert sind, haben keinen Anspruch.

Der Antrag ist ausschließlich elektronisch einzureichen und wird mit einer qualifizierten elektronischen Signatur autorisiert. Er kann auch durch einen Vertreter auf der Grundlage einer schriftlichen Vollmacht gestellt werden, z. B. durch einen Steuerberater. Falls Sie die Abmeldung der Registrierung für die Umsatzsteuer planen, empfehlen wir, den Antrag noch davor einzureichen, da andernfalls seine Ablehnung droht.

Für welchen Zeitraum und bis wann

Der Vergütungszeitraum darf höchstens ein Kalenderjahr betragen und darf dessen Grenzen nicht überschreiten. Innerhalb eines Jahres können mehrere Anträge gestellt werden und ihre Zeiträume dürfen sich auch überschneiden, sofern die Vorschriften des Erstattungsmitgliedstaates dies zulassen.

In Staaten außerhalb der Eurozone gelten die Schwellenwerte im Gegenwert der nationalen Währung. Der Antrag ist bis zum 30. September des auf den Vergütungszeitraum folgenden Kalenderjahres einzureichen. Es handelt sich um eine Ausschlussfrist; das Portal ermöglicht zwar technisch die Übermittlung eines verspäteten Antrags, der Erstattungsmitgliedstaat wird ihn jedoch in der Regel ablehnen.

Wie Rechnungsangaben im Antrag anzugeben sind

In den Antrag auf Vorsteuervergütung werden die Angaben aus jeder Rechnung über die Lieferung von Gegenständen oder Dienstleistungen und aus jedem Einfuhrbeleg aufgenommen, für die die Vorsteuervergütung beantragt wird. Beim Ausfüllen gelten die folgenden Regeln:

• jeder Beleg wird gesondert angegeben – Angaben aus mehreren Rechnungen dürfen selbst bei demselben Lieferanten nicht zusammengefasst werden; Gutschriften werden gesondert mit einem negativen Betrag ausgewiesen,
• Pflichtangaben sind die Identifikation des Lieferanten (Name, Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, Bemessungsgrundlage und Steuer in der Währung des Erstattungsmitgliedstaates (z. B. CZK, PLN, HUF) und der Code der Art der Gegenstände oder Dienstleistungen (z. B. 1 – Treibstoffe, 4 – Maut, 6 – Beherbergung, 10 – Sonstiges), den einige Staaten durch Subcodes weiter präzisieren,
• eine Rechnung mit mehreren Steuersätzen wird in einem einzigen Datensatz mit der zusammengefassten Bemessungsgrundlage und Steuer aufgeführt,
• Kassenbelege (z. B. von einer Tankstelle) werden als „vereinfachte Rechnung“ ausgewiesen,
• beim Vorsteuerabzug durch einen Koeffizienten wird der Prozentsatz des abzugsfähigen Teils angegeben; weicht der Jahreskoeffizient vom vorläufigen Koeffizienten ab, erfolgt die Berichtigung im Antrag für das folgende Kalenderjahr oder durch eine gesonderte Erklärung.

Wir empfehlen, dass Rechnungen auf den Firmennamen der Gesellschaft und nicht auf den Arbeitnehmer ausgestellt werden. Fehlerhafte Angaben in einem bereits eingereichten Antrag werden durch die Einreichung einer neuen Version berichtigt. Da die neue Version eines sogenannten globalen Antrags an alle betroffenen Staaten übermittelt wird, ist es bei einem größeren Belegvolumen ratsamer, separate Anträge für die einzelnen Staaten einzureichen.

Vorsteuervergütung für vergessene Rechnungen

Eine Rechnung, die nicht in einen früheren Antrag aufgenommen wurde, kann in einem nachfolgenden Antrag für dasselbe Kalenderjahr geltend gemacht werden, beispielsweise eine Rechnung aus dem März 2025 in einem Antrag für Oktober – Dezember 2025 oder im Jahresantrag für das Jahr 2025. Die Übertragung in einen Antrag für ein anderes Kalenderjahr ist jedoch unzulässig. Ein bereits übermittelter Antrag kann nicht um neue Belege ergänzt werden.

Wann Rechnungskopien beizufügen sind

Der Erstattungsmitgliedstaat ist berechtigt zu verlangen, dass der Antragsteller zusammen mit dem Antrag elektronisch eine Kopie der Rechnung oder des Einfuhrbelegs vorlegt, wenn die Bemessungsgrundlage mindestens 1 000 Euro, bei Treibstoffen mindestens 250 Euro (bzw. den Gegenwert in der nationalen Währung) erreicht. Die Praxis der einzelnen Mitgliedstaaten unterscheidet sich hierbei. Das Dateivolumen der Anhänge ist technisch auf 5 MB pro Staat und Zeitraum begrenzt; bei einer Überschreitung werden die Belege mit dem höchsten Steuerbetrag beigefügt und die übrigen erst auf Aufforderung vorgelegt. Im Rahmen eines Auskunftsersuchens kann der Staat Kopien sowie Originale von Belegen verlangen, und zwar auch unterhalb der genannten Grenzwerte. Daher empfehlen wir, lesbare Scans sämtlicher Belege zu archivieren.

Fristen für die Bearbeitung des Antrags

Die Finanzdirektion bestätigt den Eingang des Antrags, prüft die Erfüllung der Voraussetzungen und leitet den Antrag elektronisch an den Erstattungsmitgliedstaat weiter. Danach kommuniziert der Antragsteller bereits direkt mit der Steuerverwaltung des Erstattungsmitgliedstaates.

Auf ein Auskunftsersuchen ist der Antragsteller verpflichtet, innerhalb von 1 Monat ab dessen Zustellung zu antworten. Den genehmigten Betrag erstattet der Staat spätestens innerhalb von 10 Arbeitstagen nach Ablauf der maßgeblichen Entscheidungsfrist; bei Verzug entsteht ein Anspruch auf Zinsen, jedoch nicht dann, wenn der Antragsteller die angeforderten Informationen oder Belegkopien nicht rechtzeitig vorgelegt hat. Eine Entscheidung über die vollständige oder teilweise Ablehnung muss begründet sein und kann nach den Verfahrensvorschriften und innerhalb der Fristen des Erstattungsmitgliedstaates angefochten werden. Schriftstücke werden an die im Antrag angegebene E-Mail-Adresse zugestellt.

Zusammenhänge mit der Einkommensteuer

Der Anspruch auf Vorsteuervergütung aus dem Ausland wird in der Buchhaltung als Forderung ausgewiesen. Aus Sicht der Einkommensteuer ist wesentlich, dass ausländische Umsatzsteuer, deren Vergütung geltend gemacht werden konnte, für die jedoch kein Antrag eingereicht wurde, keine steuerlich abzugsfähige Ausgabe darstellt. Entstand der Vergütungsanspruch hingegen lediglich wegen Nichterreichens des Mindestbetrags (50/400 EUR) nicht, stellt diese Umsatzsteuer eine steuerlich abzugsfähige Ausgabe im Veranlagungszeitraum ihrer Bezahlung dar.

Bei der Beurteilung des Anspruchs sowie bei der Vorbereitung und Einreichung des Antrags unterstützen wir Sie gerne.

^{Der Inhalt dieses Artikels hat ausschließlich informativen Charakter und ersetzt in keinem Fall eine professionelle Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung. Die Gesellschaft Dravecký & Partner übernimmt keine Verantwortung für Entscheidungen, die auf der Grundlage der hierin enthaltenen Informationen getroffen werden, noch für eventuelle Schäden, die durch solche Handlungen entstehen könnten. Vor der Anwendung jeglicher Informationen auf Ihre konkrete Situation empfehlen wir dringend eine Beratung mit einem qualifizierten Experten.}